Tổ Chức Khai Trương

Khai trương hay còn gọi là Grand Opening là một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này. Ngoài ra, sự kiện khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
Chính những ý nghĩa đó mà việc tổ chức lễ khai trương ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư bài bản, chi tiết nhằm giới thiệu hình ảnh công ty và khẳng định vị thế của doanh nghiệp.

Kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp, thì chúng ta phải chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết nhất từ nội dung concept, timeline, agenda chương trình cho đến việc chuẩn bị các thiết bị chạy sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,vv… Đặc biệt, nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của các khách hàng.

1. Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương 

Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là phải xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới là gì. Từ đó sẽ dựa trên mục đích chính để triển khai các phần tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút nhiều khách hàng biết đến.
Đa số các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều hướng đến mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến các khách hàng. Đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai.

2. Đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách hàng khác nhau. Việc xác định đối tượng phù hợp với doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ và đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách nhanh nhất.
Dựa vào việc xác định đối tượng khách hàng cũng góp phần xây dựng nội dung và chủ đề và của buổi lễ sát hơn với mong muốn của khách hàng.

3. Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương

Khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện, chúng ta sẽ tiến hành đưa ra các ý tưởng concept phù hợp với doanh nghiệp và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Những ý tưởng sáng tạo, key moment là điểm nhấn giúp buổi lễ khai trương trở nên thú vị, thu hút khách mời và thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.
Việc lựa chọn ý tưởng độc lạ, cũng là một điểm cộng giúp chương trình diễn ra thành công và ghi được dấu ấn trong lòng các khách mời tham dự cũng như mang yếu tố truyền thông mạnh, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.

4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khai trương

·       Thời gian:
_ Việc lựa chọn thời gian – ngày diễn ra lễ khai trương vô cùng quan trọng. Theo quan niệm cha ông từ thời xa xưa, lựa chọn ngày, giờ đẹp để khai trương sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và phát đạt.
_ Để lựa chọn thời gian lễ khai trương, doanh nghiệp nên chọn ngày và giờ sao cho thu hút được nhiều khách mời đến tham dự và tránh những ngày xấu. Bạn có thể tự lựa chọn ngày theo mong muốn của mình hoặc nhờ đến các chuyên gia phong thủy xem tử vi và tư vấn chọn ngày đẹp, phù hợp với chủ doanh nghiệp.
·       Địa điểm:
_ Bên cạnh lựa chọn thời gian tổ chức thì việc lựa chọn địa điểm khai trương cũng vô cùng quan trọng. Lựa chọn địạ điểm phù hợp sẽ giúp chương trình diễn ra thuận lợi, đồng thời thể hiện được quy mô cũng như tầm quan trọng của sự kiện đối với doanh nghiệp.
_ Thường thì các lễ khai trương đều sẽ diễn ra ngay tại chính nơi doanh nghiệp muốn khai trương. Do đó, chúng ta cần khảo sát địa điểm, đo đạc cẩn thận và chính xác để chuẩn bị cho quá trình thi công thiết kế và tổ chức, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình diễn ra sự kiện.

5. Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện

Để thương hiệu doanh nghiệp được biết đến và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì hoạt động marketing vô cùng cần thiết và quan trọng. Việc đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra truyền thông mạnh cũng góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và phổ biến hơn.
Tùy vào quy mô của sự kiện khai trương ,chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình để giới thiệu về sự kiện và sản phẩm của doanh nghiệp.

6. Quản lý rủi ro trong sự kiện

Trong bất kì các sự kiện lớn nhỏ thì đều chứa đựng những rủi ro trong đó. Các yếu tố : Con người, thời tiết, thiết bị, chi phí … đều có thể tiềm ẩn những nguy cơ gây nên rủi ro trong sự kiện. Chính vì vậy, việc tính toán được những rủi ro có thể xảy ra trong lúc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các biện pháp khắc phục kịp thời, chủ động trong mọi tình huống để sự kiện được diễn ra liên tục và suôn sẻ

Triển khai kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Sau khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch vạch ra, chúng ta cần lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình từ khâu thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công. Ngoài ra để sự kiện diễn ra thêm phần chỉnh chu và tránh những rủi ro không đáng có, chúng ta nên lên kịch bản chạy chương trình và kịch bản lời dẫn cho MC ( MC Script)
   

I. Các hạng mục cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương

1. Thiết kế 2D, 3D

Hình ảnh đẹp là ấn tượng ban đầu, góp phần tạo sự hứng thú và tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Việc thiết kế hình ảnh đẹp mang tính thẩm mỹ và nghệ thuật dựa theo chủ đề của doanh nghiệp  giúp buổi lễ khai trương trở nên đặc biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm nhấn phong cách riêng biệt của doanh nghiệp.

2. Thi công, trang trí sự kiện 

Ở bất kì sự kiện nào, việc chuẩn bị kĩ càng các hạng mục, thi công trước khi diễn ra sự kiện vô cùng quan trọng và phải được kiểm tra kĩ càng để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
·       Tại khu vực lối vào sự kiện: Treo băng-rôn và đặt standee  dọc lối đi và xung quanh khu vực diễn ra sự kiện.
·       Tại sân khấu chính: Dựng sân khấu theo như thiết kế, trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi, pháo điện, pháo giấy,…Cột barie đặt xung quanh sân khấu và lối đi lên sân khấu.
·       Tại khu vực đón khách: Bàn lễ tân, setup bàn teabreak, đồ uống cho khách tham dự
·       Tại khu vực diễn ra lễ khai trương: Setup bàn ghế cho khách mời. Đối với khách mời VIP thì nên chuẩn bị thêm hoa để bàn và hoa cài ngực để thêm phần trang trọng.
·       Tại khu vực trưng bày sản phẩm: Setup, trang trí khu vực trưng bày sản phẩm và trang trí cửa hàng.

3. Lựa chọn nhân sự phù hợp cho buổi lễ khai trương

Để  tổ chức sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ thì việc lựa chọn MC, Ca sĩ, PG , Lân sư rồng và thợ quay phim chụp hình cũng cần phải được cân nhắc kĩ càng.
·       MC: Lựa chọn MC có nhiều kinh nghiệm dẫn sự kiện khai trương là một lợi thế. MC linh hoạt trong mọi tình huống và có khả năng tương tác với khách hàng tốt.
·       Ca sĩ biểu diễn: Tùy vào đặc thù của doanh nghiệp và đối tượng khách mời tham dự để lựa chọn ca sĩ phù hợp.
·       PG ( Promotion Girl ): Là đại diện lễ tân đứng đón khách nên cần lựa chọn PG ngoại hình sáng, cười tươi và linh động.
·       Lân sư rồng: Biểu diễn nhiệt tình, thu hút được các khách hàng.
·       Quay phim,chụp hình: Có kĩ thuật và kinh nghiệm, lưu giữ được những khoảnh khắc đẹp của buổi lễ khai trương và có thể sử dụng hình ảnh trong buổi lễ để làm truyền thông.

I. Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện

Kịch bản cho một sự kiện khai trương cơ bản gồm những phần chính như:

1. Đón khách :

Đại diện doanh nghiệp chào đón khách mời đến tham dự và chụp hình checkin khách đến tham dự.
Việc tiếp đón khách chu đáo thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt cho các khách mời tham dự.

2. Văn nghệ chào mừng:

Biểu diễn nghệ thuật chào mừng.
Tiết mục mở màn đặc sặc giúp thu hút sự chú ý của các khách mời và tạo không khí náo nhiệt cho buổi lễ.

3. Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu:

MC giới thiệu các khách mời, đại biểu đến tham dự

4. Đại diện phát biểu:

Đại diện phát biểu tuyên bố khai mạc chương trình.
Giới thiệu về doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp…
Nhu cầu thị yếu và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.

5. Nghi thức cắt băng :

Cắt băng khai trương và múa lân biểu diễn
 

6. Trải nghiệm sản phẩm:

Hướng dẫn khách hàng tham gia trải nghiệm dùng thử các sản phẩm. Đây là cách giúp các khách hàng tự cảm nhận, hiểu rõ và có cái nhìn chính xác nhất về sản phẩm cũng như doanh nghiệp.

7. Biểu diễn văn nghệ:

Biểu diễn văn nghệ xen kẽ giúp khách mời trải nghiệm sản phẩm một cách thư giãn và thoải mái hơn.

8. Bốc thăm trúng thưởng:

Đại diện doanh nghiệp bốc thăm và công bố khách mời may mắn nhận được quà của sự kiện.
Giúp doanh nghiệp giao lưu với các khách hàng một cách tự nhiên và quảng bá sản phẩm đến các khách hàng.

9. Kết thúc buổi lễ:

Đại diện phát biểu bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời và gửi quà tặng cho các khách mời tham dự.
Để tổ chức lễ khai trương một cách hoàn hảo và gây được tiếng vang, tạo được những ấn tượng tốt đẹp với khách hàng thì việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín,chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có được một sự kiện khai trương chất lượng và hiệu quả nhất.
Với đội ngũ nhân viên, chuyên viên chuyên nghiệp cùng nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Sự kiện Á Châu đã, đang và sẽ luôn nỗ lực hết mình mang đến những trải nghiệm độc đáo và mới mẻ cho khách hàng, qua đó khẳng định chất lượng dịch vụ qua từng sự kiện. Đến với Sự kiện Á Châu, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất, đem đến một sự khởi đầu kinh doanh hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn bằng một sự kiện khai trương trên cả tuyệt vời.

Hãy để Sự kiện Thành Vinh đồng hành cũng doanh nghiệp của bạn để tạo nên một sự kiện khai trương thành công và đặc biệt nhất nhé!