Tổ chức hội khóa, họp lớp

Tổ chức họp lớp hội khóa sao cho trọn vẹn nhất ?

Đa số người cho rằng, tổ chức họp lớp là một sự kiện nhỏ, tuy công tác tổ chức đơn giản nhưng tổ chức làm sao cho ý nghĩa và gắn kết được tất cả các thành viên lại không phải việc dễ dàng.

1. Bầu Ban Tổ Chức Họp Lớp Hội Khóa

Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người được số đông bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,.. Đây là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, và là những người cung cấp thông tin chính thống về sự kiện.

2. Lên Ý Tưởng, Chủ Đề Cho Sự Kiện

Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời điểm bạn sinh sống, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý.

3. Lên Danh Sách Thành Viên Tham Gia

Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp người tổ chức event họp lớp nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ. Đồng thời từ đây cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia và giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách. Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng đừng quên mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé.

4. Chọn Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức

Thay vì họp lớp ở những nhà hàng sang trọng, có phần xa lạ, tại sao năm nay bạn không chuyển về tổ chức họp lớp ở mái trường xưa, thăm lại lớp học gắn với bao kỷ niệm? Thăm lại thầy cô, thăm lại lớp học, chỗ ngồi xưa…
Về thời gian tổ chức họp lớp bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày, hoặc khéo léo hơn có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỉ niệm thành lập trường, thành lập khoa, hoặc vào mùa nghỉ hè của học sinh…
Hơn nữa, xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay cho thấy, hầu hết các thành viên trong lớp đều mong muốn tổ chức chương trình họp lớp đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ. Vì thế, ý tưởng tổ chức team building – gala dinner kết hợp cùng họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” vô cùng hữu hiệu giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy và gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.

5. Xây Dựng Nội Dung Tổ Chức Chương Trình

Để có chương trình họp lớp thành công ấn tượng, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp các hạng mục sau:

Trước một ngày khi sự kiện diễn ra:

- Bố trí thành viên đưa đón thầy cô giáo đến địa điểm tổ chức.
- Xác nhận chính xác số lượng người đến tham dự.
- Nếu thành viên nào gặp khó khăn như không có phương tiện đi lại hoặc không biết đường đi đến địa điểm tổ chức, cần có phương án xử lý và hỗ trợ kịp thời.

Trước giờ sự kiện diễn ra:

– Khu vực bên ngoài địa điểm:
Treo băng rôn, standee, cờ phướn, backdrop check-in, khung hình kỷ niệm chụp ảnh lưu niệm lớp..
– Khu vực bên trong địa điểm:
+ Ghế ngồi cho thầy cô giáo, khách mời, ghế ngồi cho các thành viên trong lớp, dựng sân khấu, trải thảm, backdrop sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu đoạn video nhỏ về ký ức lớp xưa…
+ Bạn nên nhớ để một số món quà tặng họp lớp, kỷ niệm chương họp lớp lưu niệm thầy cô, bạn bè và nhà trường để buổi họp lớp thật sự đầm ấm và có nhiều kỷ niệm.

+ Xác nhận thực đơn với đơn vị tổ chức sự kiện các hạng mục chuẩn bị khác: Clip trình chiếu, bài phát biểu, quà tặng họp lớp, hoa tươi…
+ Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…
+ Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện

Diễn biến trong sự kiện

– Các hoạt động, nội dung trong chương trình họp lớp bao gồm:
+ Tiếp đón khách: Mời thầy cô và các thành viên tiến vào bên trong khu vực tổ chức, ổn định chỗ ngồi.
+ Tiết mục văn nghệ mở màn (có thể là các bài thơ, múa hát, thời trang học sinh..), là các bài hát có chủ đề gợi nhớ về thầy cô, tình bạn, lớp học, mái trường.
+ MC giới thiệu nội dung chương trình.
+ Đại diện lớp lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức buổi họp mặt, tặng hoa và quà tặng bày tỏ lòng tri ân với thầy cô giáo.
+ Tiết mục văn nghệ kết hợp với một số món quà tặng họp lớp để ca ngợi công ơn thầy cô giáo.
+ MC mời thầy cô giáo phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ :
+ Trình chiếu clip những hình ảnh đáng nhớ của cả lớp thời còn ngồi trên ghế nhà trường qua từng năm học
+ MC tiến hành tổ chức một vài game sân khấu nhằm tạo không khí sôi nổi, phá vỡ khoảng cách và gắn kết các thành viên.
+ Cả lớp dùng tiệc, trò chuyện và giao lưu văn nghệ, chụp hình lưu niệm tại sân khấu.
+ Tổ chức chương trình đấu giá vật phẩm ủng hộ người dân hoặc gây quỹ khuyến học,...
+ Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách
+ Chào tạm biệt

LIÊN HỆ THÀNH VINH EVENT

CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH VINH
Địa chỉ: Số 17, Ngõ 2, Đường Hồng Sơn
Hotline: 0969002224
Email: sukienthanhvinh@gmail.com